本記事は、全5回でお届けしている「月初が休めない」を変える勤怠管理シリーズの 第2回 です。
無意識に積み重なってしまう“担当者だけが知っている仕事”について、一緒に整理していきましょう。
勤怠管理の話になると、こんな言葉を耳にすることがあります。
「その作業は、〇〇さんしか分からなくて」
思い当たる場面はありませんか。
これは珍しいことではありません。
勤怠管理という業務の性質上、気づかないうちに特定の人に仕事が集まりやすいのです。
今回は、なぜ勤怠管理が属人化しやすいのか、
そしてそれがなぜ「悪意なく」起きてしまうのかを、少しだけ整理してみたいと思います。
勤怠管理は「確認の連続」で成り立っています
勤怠管理の業務は、単にデータを集計するだけではありません。
- この打刻、本人に確認したほうがよさそう
- この残業、申請はあるけれど時間は妥当かな
- 前回と同じケースだから、今回はこの処理でいいか
こうした「判断」や「確認」が積み重なって、月初の作業は成り立っています。
そして多くの場合、この判断はマニュアルよりもこれまでの経験に基づいて行われます。
だからこそ「分かっている人」に仕事が集まる
経験を重ねると、判断は早く、正確になります。
周囲から見ると「あの人に聞けば間違いない」状態です。
その結果、次のようなことが起きます。
- 確認はすべてその人に回ってくる
- 判断が速い分、作業も自然と任される
- 他の人が入るタイミングを失っていく
こうして少しずつ、「その人がいないと進まない仕事」が出来上がっていきます。
本人としては、「今さら人に任せる余裕もない」と感じることも少なくありません。
属人化は、サボりとは正反対の場所で起きています
属人化という言葉は、どこか冷たく聞こえるかもしれません。
でも現場で起きていることは、決してそうではありません。
実際には、
- ミスを出したくなかった
- 現場を混乱させたくなかった
- 自分がやったほうが確実だと思った
こうした前向きで責任感のある判断の積み重ねが、いつの間にか属人化につながっているのです。
「引き継げない」のではなく「引き継ぐ形になっていない」
「この仕事は引き継ぎが難しい」と言われることがあります。
でもよく話を聞いてみると、仕事が難しいというより引き継ぐための形がないケースがほとんどです。
- 判断の理由が口頭でしか共有されていない
- 過去の対応事例を探すのが大変
- 「これは例外」として処理されたまま記録が残っていない
この状態では、引き継ごうとしても「全部説明しないといけない」ことになり、腰が重くなってしまいます。
少しだけ楽になる考え方
すべてを完璧に引き継ぐ必要はありません。
まずは「考えたことを少し残す」だけでも、大きな違いが生まれます。
・なぜその判断をしたのかを書き残す
正解を書かなくて大丈夫です。
「前回も同じケースだった」「〇〇部署に確認した」
その一言が、次の人の助けになります。
・過去の事例を探しやすくする
ファイル名や場所を少し工夫するだけでも、
「あの時どうしたっけ？」の時間は減らせます。
・全部自分で抱えない前提を作る
「分からなければ確認していい」
そう言える空気があるだけで、仕事は少し分散できます。
あなたが経験を積んできたこと自体は、財産です
ここまで勤怠管理を支えてきた経験は、会社にとって大切な財産です。
それを誰かと共有できる形にできれば、あなた自身も、周りの人も、少し楽になります。
属人化は「直さなければいけない問題」というより、
「ここまで頑張ってきた結果、次の段階に進むサイン」なのかもしれません。
この状態を抜け出すために、“誰かの頑張り”ではなく、
“自然と情報が残り、判断が共有される仕組み”を考え始める方も少しずつ増えています。
次回予告
次回は、属人化された勤怠管理が続くと、どんな不安やリスクが生まれやすいのかをお話しします。
「ミスが起きたらどうしよう」ではなく、
「説明できる状態かどうか」という視点で、一緒に考えてみましょう。
