「毎日同じExcelにデータを転記している」「メールの内容をExcelにまとめている」など、
事務業務ではExcelへの転記作業が多く発生します。
一つひとつの作業は数分でも、毎日続くと大きな時間になります。
このような繰り返し作業は、Power Automateを使うことで自動化できます。
この記事では、Power Automateを使ってExcel転記作業を自動化する基本的な方法を、
事務担当者向けにわかりやすく解説します。
Excel転記作業が多い業務とは
Excel転記は多くの会社で日常的に発生しています。
例えば次のような業務です。
- メールの内容をExcelに記録する
- 複数のExcelファイルを1つにまとめる
- Webシステムの情報をExcelに転記する
- 社内フォームの回答をExcelにまとめる
このような作業は単純ですが、手作業で行うと次の問題が発生します。
- 作業時間がかかる
- 入力ミスが発生する
- 担当者しか作業方法が分からない
そこで役立つのが、Microsoftの業務自動化ツールであるPower Automateです。
Power Automateとは
Power Automateは、Microsoftが提供している業務自動化ツールです。
Excel、Outlook、Teamsなどと連携し、定型作業を自動で処理できます。
特に次のような作業の自動化に向いています。
- Excelデータの更新
- メールの自動処理
- ファイルの自動保存
- 社内通知の自動送信
ITエンジニアでなくても、画面操作でフローを作成できるのが特徴です。
Excel転記を自動化する基本の仕組み
Power AutomateでExcel転記を自動化する場合、基本的には次の流れになります。
- データを取得する
- 必要な情報を抽出する
- Excelに書き込む
例えば次のような自動化が可能です。
メール内容をExcelに自動記録
- Outlookでメールを受信
- メールの件名や本文を取得
- Excelの指定行に自動追加
問い合わせ管理や日報管理などでよく使われる方法です。
複数Excelを1つのExcelにまとめる
- フォルダ内のExcelを読み込む
- データを取得する
- 集計用Excelに自動転記
月次レポートや売上管理などで活用できます。
Power Automate Desktopでの基本手順
PC操作の自動化を行う場合は「Power Automate Desktop」を利用します。
基本的な作成手順は次の通りです。
- Power Automate Desktopを起動
- 新しいフローを作成
- Excelを起動するアクションを追加
- データを取得するアクションを設定
- Excelに書き込むアクションを設定
- フローを実行
一度フローを作成すれば、同じ作業を自動で実行できるようになります。
自動化するとどれくらい効率化できるのか
Excel転記作業は、1回あたり数分でも毎日積み重なると大きな時間になります。
例えば次のようなケースです。
- 1日20分の転記作業
- 月20日稼働
この場合、1か月で約400分（約6時間40分）の作業になります。
Power Automateで自動化すれば、この時間を削減でき、
本来の業務に時間を使えるようになります。
自動化を成功させるポイント
Power Automateで業務を自動化する場合、次のポイントが重要です。
- まずは小さな業務から自動化する
- 毎日発生する作業を対象にする
- 作業手順を整理してからフローを作る
特にExcel転記作業は、自動化の効果が出やすい業務の一つです。
まとめ
Excel転記作業は多くの企業で発生している定型業務です。
Power Automateを活用することで、次のような改善が可能になります。
- 繰り返し作業の削減
- 入力ミスの防止
- 業務時間の短縮
まずは日常業務の中で「毎日同じ作業」を見つけることが、
業務自動化の第一歩になります。
Power Automateの業務自動化を検討している方へ
Excel転記やメール処理など、Power Automateを活用した業務自動化のご相談を受け付けています。
「自社の業務で自動化できるのか知りたい」「Power Automateの使い方を知りたい」といったご相談でも問題ありません。お気軽にお問い合わせください。
