社内の承認業務は、メールや紙でのやり取りが中心のままだと時間がかかり、属人化しやすい業務のひとつです。
Microsoft TeamsとPower Automateを組み合わせることで、申請から承認、結果通知までを自動化し、大幅に効率化することが可能です。
本記事では、実際に承認フローを構築する手順と活用のポイント、そしてベストプラクティスや失敗例を交えて解説します。
なぜ承認業務の自動化が必要なのか
- 紙やメールベースでは承認待ちが発生しやすい
- 承認履歴が分散し、後から追跡が困難
- 担当者不在で業務が滞留するリスクがある
特に在宅勤務や拠点間連携が増えた現在、リアルタイムに承認プロセスを進められる仕組みは欠かせません。
Teams × Power Automateによる承認フローの仕組み
Power Automateの「承認アクション」を利用することで、申請を受け取った承認者はTeams上で直接承認・却下の操作を行えます。
これにより、メールのやり取りを待つことなく即時に意思決定が可能となります。
承認フローを作成する手順
- Power Automateで新しいフローを作成
「自動化フロー」を選択し、トリガーに「SharePointで新しいアイテムが作成されたとき」などを設定します。 - 承認アクションを追加
「承認の開始と待機」アクションを選び、承認者を指定します。 - Teams通知を設定
承認依頼がTeamsのチャットまたはチャネルに届くように設定します。 - 承認結果の処理
承認の場合は次の処理を実行、却下なら別の通知を送信するなど条件分岐を追加します。 - 承認結果を記録
SharePointリストやExcelに結果を保存しておけば、後から追跡・監査も容易です。
活用のポイント
- シンプルなフローから始める：最初は1段階の承認フローで導入し、慣れてきたら多段階へ拡張。
- モバイル活用を意識：承認者が外出中でもTeamsアプリから即時対応できる。
- 承認履歴を見える化：記録を自動保存することで、内部統制や監査に対応可能。
ベストプラクティス事例
ある製造業の企業では、従来メールで行っていた購買申請の承認に平均3日以上を要していました。Power AutomateとTeamsを導入し、承認依頼が即座にTeamsへ届く仕組みに変更したところ、平均承認時間はわずか1日未満へ短縮されました。特に現場責任者がスマートフォンのTeamsアプリで即時に承認できるようになった点が効果的で、納期遅延リスクを大幅に低減できました。
また、IT企業のケースでは、出張申請フローを多段階承認に設定し、上長承認後に経理部門へ自動で回送される仕組みを導入。これにより「承認忘れ」「処理遅延」といったトラブルをほぼ解消できたとの報告があります。
よくある失敗例と注意点
- フローが複雑すぎる：初めから多段階・条件分岐を盛り込みすぎると、管理が困難になりエラーも増えます。
- 通知設定の過多：承認依頼や結果通知を細かく設定しすぎると、承認者が通知疲れを起こして逆効果になります。
- 記録を残さない：承認結果を残さないと、後で監査対応やトラブル解決に時間を浪費します。
成功している企業は「シンプルに始め、徐々に拡張」「承認履歴は必ず保存」という基本を徹底しています。
導入のメリット
TeamsとPower Automateを組み合わせることで、承認にかかる時間を大幅に削減し、業務の透明性を高められます。
さらに、承認依頼がTeamsに届くため「気づかない」「見落とした」といったトラブルも防止できます。
まとめ
承認業務はどの企業でも発生する重要なプロセスです。TeamsとPower Automateの連携を活用すれば、スピードと正確性の両立が可能になります。
まずは簡単な申請から導入し、徐々に業務全体へ広げていくのがおすすめです。
弊社では、Power AutomateやTeamsをはじめとする、マイクロソフトソリューションの導入支援から運用サポートまで各種支援プランをご用意しております。
業務上で課題感を感じていらっしゃいましたら、ぜひお気軽にご相談くださいませ。
